Cum treci clinica pe e-Factura: pași, termene, greșeli frecvente

Orice factură pe care o clinică stabilită în România o emite, către o firmă sau către un pacient, trebuie trimisă în sistemul RO e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere. Ca să poți trimite, clinica are nevoie de un cont în Spațiul Privat Virtual (SPV), făcut cu un certificat digital calificat, și de un program care generează fișierul XML. Partea specifică clinicilor e alta: pentru serviciile medicale scutite de TVA nu ești obligat să emiți factură, dar odată emisă, ea intră în e-Factura ca oricare alta.

Ce facturi intră în e-Factura și ce facturi nu

Regulile vin din OUG nr. 120/2021, cu modificările de până azi, și din articolul 319 din Codul fiscal. Pentru o clinică, situațiile se împart cam așa.

Facturile către firme (B2B)

Când facturezi unei alte persoane impozabile stabilite în România, de exemplu o firmă cu care ai contract de medicina muncii, factura se transmite obligatoriu prin RO e-Factura (art. 10 alin. 1 din OUG 120/2021). Din iulie 2024, între firmele stabilite în România sunt considerate facturi numai cele care respectă OUG 120/2021, adică cele trimise prin sistem (art. 319 alin. 1¹ din Codul fiscal). Un PDF trimis pe e-mail nu mai e factură în relația cu o firmă.

Singura excepție relevantă pentru o clinică este bonul fiscal care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate, adică bonul pe care e trecut codul fiscal al firmei, în limitele de valoare din art. 319 alin. (12) și (13) din Codul fiscal. Bonul acesta nu se mai trimite și în e-Factura. Despre bonuri găsești mai multe în ghidul despre casa de marcat în cabinetul medical.

Facturile către instituții publice (B2G)

Dacă ai un contract cu o autoritate sau o entitate contractantă (de exemplu în urma unei achiziții publice), factura se trimite tot prin RO e-Factura. Instituția nu are voie să plătească o factură care nu a trecut prin sistem.

Facturile către pacienți (B2C) și serviciile medicale scutite

Aici e nuanța care contează pentru clinici:

1. Nu ești obligat să emiți factură pentru serviciile medicale scutite de TVA. Art. 292 alin. (1) lit. a) din Codul fiscal scutește de TVA spitalizarea, îngrijirile medicale și operațiunile strâns legate de acestea, făcute de unități autorizate (spitale, cabinete, laboratoare, centre de diagnostic și altele). Iar art. 319 alin. (7) spune că, pentru operațiunile scutite fără drept de deducere de la art. 292, persoana impozabilă nu are obligația să emită factură. În practică, pacientul primește bon fiscal (sau chitanță, unde legea o permite).
2. Dacă totuși emiți factura (pacientul o cere pentru decontare la asigurare sau pentru firmă, sau alegi tu să o emiți, cum permite art. 319 alin. 11), factura emisă se trimite în RO e-Factura. Obligația din art. 10¹ alin. (2) din OUG 120/2021 privește toate facturile emise în relația cu persoanele fizice, din 1 ianuarie 2025, iar excepțiile din ordonanță nu acoperă operațiunile scutite de TVA. Singurul document scutit expres de transmitere este, și aici, bonul fiscal care ține loc de factură simplificată.
3. Dacă pacientul nu își dă codul numeric personal, factura se emite cu un cod format din 13 cifre de zero în locul codului fiscal al cumpărătorului (art. 10¹ alin. 3).

Unele materiale de pe internet spun că serviciile medicale „nu intră” deloc în e-Factura. E adevărat doar pe jumătate: nu ești obligat să emiți factura, dar textul legii nu scutește de transmitere o factură pe care ai emis-o. Dacă ai dubii pe un caz concret, hotărăște împreună cu contabilul și păstrează aceeași regulă pentru toată clinica.

Atenție la ce e cu adevărat scutit

Normele metodologice ale Codului fiscal (pct. 40 de la art. 292) includ explicit în scutire examinările medicale făcute pentru angajatori sau pentru asigurători și certificarea stării de sănătate. Nu intră în scutire serviciile cu scop unic estetic. Dacă clinica are și astfel de servicii, ele urmează regimul obișnuit de TVA și de facturare. Încadrarea fiecărui serviciu o stabilește contabilul, nu programul.

Cabinetele identificate fiscal prin CNP

Legea nr. 88/2026, în vigoare din 1 iunie 2026, a scos din obligație furnizorii care se identifică fiscal prin codul numeric personal; ei pot folosi sistemul doar dacă optează. Cele mai multe forme de exercitare a profesiei medicale (cabinete individuale, societăți civile medicale, SRL-uri) au însă cod de identificare fiscală propriu, deci regula aceasta nu le privește. Verifică cu contabilul cum e înregistrat cabinetul tău.

Pasul 1: înregistrarea clinicii în SPV

Fără SPV nu poți trimite și nu poți primi facturi electronice. Pentru o persoană juridică, înregistrarea se face pe formularul de pe anaf.ro pentru persoane juridice, cu un certificat digital calificat, care poate fi:

• al persoanei juridice însăși;
• al reprezentantului legal (administratorul);
• al unui reprezentant desemnat, adică un angajat numit de administrator;
• al unui împuternicit, de exemplu contabilul sau firma de contabilitate.

La cerere atașezi actul de identitate al titularului certificatului și documentul care îi dovedește calitatea (de exemplu împuternicirea). Când administratorul sau persoana desemnată se schimbă, noul titular trebuie înregistrat și vechiul acces revocat. Mulți uită pasul acesta, iar după plecarea contabilului clinica rămâne fără acces la propriile facturi.

În SPV merită să bifezi și primirea notificărilor pe e-mail: ANAF te anunță când un document publicat nu a fost descărcat în 24 de ore.

Pasul 2: autorizarea programului de facturare

Există două feluri de a trimite facturi:

• încărcare web: generezi XML-ul (cu propriul program sau cu aplicația gratuită a Ministerului Finanțelor) și îl încarci de mână în SPV;
• servicii web (API): programul de facturare trimite singur facturile și aduce înapoi răspunsurile.

Pentru varianta a doua, ANAF folosește autorizarea prin OAuth 2.0. Pe scurt, o persoană cu drepturi SPV pentru clinică se autentifică o dată cu certificatul calificat și îi dă programului acces. Accesul este legat de acel certificat, nu de program. Conform procedurii ANAF, tokenul de acces e emis pe 90 de zile, iar cel de reîmprospătare pe 365 de zile. Dacă certificatul expiră sau persoana pierde drepturile în SPV, programul nu mai poate trimite, așa că notează-ți data de expirare a certificatului.

Pasul 3: termenul de transmitere, în zile lucrătoare

Din 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025, termenul s-a schimbat din zile calendaristice în zile lucrătoare: factura se transmite în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere din art. 319 alin. (16) din Codul fiscal (a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc prestarea). Același termen se aplică și facturilor către persoane fizice (art. 10¹ alin. 2¹). Calculul se face după Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71, deci ziua emiterii nu se numără, iar sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale nu intră în cele 5 zile.

Un exemplu: o factură emisă luni trebuie să ajungă în sistem cel târziu luni săptămâna următoare, dacă între timp nu e nicio sărbătoare legală. Regula sănătoasă rămâne însă alta: trimite factura în ziua în care o emiți. Termenul există pentru zilele în care ceva nu merge, nu ca obicei.

Ce se întâmplă după ce trimiți factura

1. Primești un index de încărcare. Sistemul confirmă primirea fișierului și îi atribuie un număr, cu care poți urmări starea.
2. Fișierul e validat după standardul european EN 16931 și regulile naționale RO_CIUS: structura, calculele, categoriile de TVA, identificarea părților.
3. Rezultatul e unul din două. Dacă factura e validă, ajunge la cumpărător, iar în SPV apare mesajul de confirmare. Dacă are erori, nu e prelucrată și nu ajunge la cumpărător; primești în schimb lista de erori.
4. Corectezi și retrimiți. O factură respinsă la validare nu a ajuns la client, așa că o corectezi și o trimiți din nou, tot în termenul de 5 zile lucrătoare. Respingerea nu oprește termenul.
5. Descarci și arhivezi. Fișierele rămân în sistem 60 de zile, apoi sunt arhivate. Data comunicării facturii către cumpărător e considerată data la care aceasta devine disponibilă pentru descărcare.

Facturile primite de la furnizori vin pe același drum: le descarci din SPV (sau le aduce programul) și le înregistrezi pe baza XML-ului.

Corecturi: storno, nu ștergere

O factură transmisă cumpărătorului nu se mai poate anula (art. 330 alin. 1 lit. b din Codul fiscal) și nici nu se poate „scoate” din sistem. Orice corectură se face printr-un document nou, care se trimite tot prin RO e-Factura:

• factură de stornare (cod de tip 380, cu valori negative pe linii) care trimite la factura inițială, totală sau parțială;
• notă de creditare (cod 381), unde se potrivește;
• apoi, dacă e cazul, o factură nouă, corectă.

Ghidul Ministerului Finanțelor despre codurile de facturi arată exemple pentru fiecare situație, inclusiv pentru stornarea unei storno greșite. Pentru o clinică, cel mai des apare stornarea integrală: serviciul a fost facturat altei firme decât trebuia sau pe un cod fiscal greșit.

Amenzile, așa cum sunt azi

Sancțiunile sunt în art. 13² din OUG 120/2021:

Amenda de 15% se aplică la valoarea facturii, nu la TVA. Faptul că serviciile medicale sunt scutite de TVA nu face amenda mai mică.

Greșelile care blochează sau dublează facturi

Codul fiscal al clientului greșit sau vechi. Sistemul identifică cumpărătorul după cod. Verifică firma în baza de date ANAF când o adaugi prima dată și nu copia codul dintr-un e-mail. La pacienți, nu inventa un CNP: dacă nu îl ai, folosește cele 13 cifre de zero.

Categoria de TVA greșită pentru serviciile scutite. Pentru serviciile medicale scutite se folosește categoria de TVA „E”, cota 0 și motivul scutirii: fie un text de tipul „Scutit conform art. 292 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 227/2015”, fie codul potrivit din nomenclatorul VATEX. Categoria „O” e doar pentru neplătitorii de TVA, nu pentru serviciile scutite ale unei clinici înregistrate în scopuri de TVA. Art. 319 alin. (20) lit. l) cere oricum ca factura să trimită la prevederea care acordă scutirea.

Rotunjiri care nu se închid. Validarea verifică dacă totalurile sunt suma liniilor. Dacă programul rotunjește pe fiecare linie, apoi recalculează totalul altfel, factura poate fi respinsă pentru câțiva bani. Cere furnizorului de program un exemplu de factură cu reduceri și mai multe linii, validat în SPV.

Trimiterea de două ori. Ghidul Ministerului Finanțelor avertizează că orice modificare minoră, chiar un spațiu sau un punct, face din aceeași factură un fișier nou, pe care sistemul îl acceptă ca pe o factură în plus, fără posibilitatea tehnică de anulare. Dacă ai trimis o factură de două ori, dublura se stornează. În storno poți trece indexul de încărcare al dublurii și data lui, ca toată lumea să vadă că e un „storno tehnic”.

Retrimiterea după un răspuns întârziat. Când SPV răspunde greu, e tentant să mai trimiți o dată. Verifică întâi starea după indexul primit; abia dacă factura a fost respinsă, o retrimiți.

Certificatul expirat sau omul plecat. Dacă accesul la SPV ține de o singură persoană, plecarea ei sau expirarea certificatului oprește facturarea. Ai mereu două persoane cu drepturi în SPV.

Facturi emise „la final de lună”. Termenul curge de la data emiterii. Dacă emiți facturile de abonament pe ultima zi a lunii și le trimiți după o săptămână, ai depășit termenul.

Pe scurt

• Clinica are cont SPV de persoană juridică, făcut cu certificat digital calificat, și cel puțin două persoane cu drepturi.
• Știi data de expirare a certificatului și cine reînnoiește accesul programului.
• Facturile către firme și instituții pleacă prin RO e-Factura, în cel mult 5 zile lucrătoare; ideal, în aceeași zi.
• Facturile emise pacienților la cerere pleacă și ele în RO e-Factura, cu CNP sau cu 13 cifre de zero.
• Serviciile medicale scutite au categoria „E”, cota 0 și motivul scutirii (art. 292 sau cod VATEX); serviciile estetice sunt tratate separat, cu contabilul.
• Cineva verifică zilnic facturile respinse și le retrimite după corectare.
• Corecturile se fac doar prin storno sau notă de creditare, transmise tot prin sistem.
• Dublurile se stornează, cu indexul de încărcare trecut în storno.
• XML-urile se descarcă și se arhivează înainte să treacă cele 60 de zile.

Cum te ajută MedNexus

În modulul Facturare & Gestiune emiți facturi și proforme pe seriile clinicii, cu clienții firme salvați, iar pentru pacientul care cere factură o emiți direct din casierie, după încasare. Facturile se trimit în SPV din aplicație, după ce legi clinica de SPV în setări, iar starea fiecăreia (trimisă sau acceptată) se vede în listă. Dacă o factură n-a fost încă trimisă, o avertizare te anunță din timp, socotind termenul în zile lucrătoare.

Contabilul poate primi un profil de citire pe vânzări, achiziții, casierie și gestiune și poate scoate listele ca PDF pe orice perioadă. Încadrarea serviciilor la TVA rămâne decizia clinicii și a contabilului. Vezi tot modulul pe pagina Facturare & Gestiune sau cere o demonstrație.