Casa de marcat în cabinetul medical: când e obligatorie și cum o legi de program

Dacă clinica ta e o societate (de obicei SRL) și încasează bani de la pacienți în numerar sau cu cardul, e obligată să folosească o casă de marcat fiscală și să emită bon pentru fiecare încasare. Cabinetele care funcționează ca profesie liberală, fără să fie organizate ca societate (cabinet medical individual, cabinete grupate sau asociate), sunt exceptate de la casa de marcat, dar pentru încasările în numerar trebuie să dea chitanță. Restul ghidului explică de unde vine diferența, ce s-a schimbat la plata cu cardul și cum legi casa de marcat de programul clinicii.

Ce spune legea, pe scurt

Actul de bază este OUG nr. 28/1999, republicată, cu modificările până în octombrie 2026. Articolul 1 alineatul (1) obligă operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar, cu cardul de credit sau debit ori cu substitute de numerar, contravaloarea serviciilor prestate direct către populație să folosească aparate de marcat electronice fiscale (AMEF). Contează deci felul încasării, nu doar faptul că ai pacienți persoane fizice.

Articolul 2 enumeră activitățile exceptate. Pentru medicină, excepția relevantă este litera f): „activitățile desfășurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implică crearea unei societăți comerciale”. Nu există în lege o excepție separată pentru serviciile medicale ca atare. Faptul că serviciile medicale sunt scutite de TVA nu te scutește și de casa de marcat.

Articolul 2¹ adaugă condiția: dacă o activitate exceptată prin litera f) încasează numerar fără casă de marcat, este obligatorie emiterea de chitanțe, în condițiile legii.

Cabinet sau clinică: cine are nevoie de casă de marcat

Medicii își pot exercita profesia în mai multe forme de organizare, reglementate de OG nr. 124/1998 privind organizarea și funcționarea cabinetelor medicale. Diferența care contează pentru casa de marcat este dacă există sau nu o societate.

Câteva observații din practică:

• Excepția e o posibilitate, nu o interdicție. Un cabinet individual poate folosi totuși casă de marcat, de exemplu ca să aibă un singur fel de document și un raport zilnic al încasărilor.
• Dacă ai trecut de la cabinet individual la SRL, ai trecut și în categoria celor obligați. E o greșeală frecventă la reorganizare: firma nouă continuă cu chitanțierul vechi.
• Când încadrarea nu e evidentă (de exemplu o formă mixtă sau activități care nu sunt medicale, cum ar fi vânzarea de produse), cere părerea contabilului în scris.

Plata cu cardul: bonul nu mai trebuie tipărit

Încasările cu cardul intră în obligația din art. 1 alin. (1), deci și ele se înregistrează pe casa de marcat. Ce s-a schimbat de la 26 decembrie 2024, prin Legea nr. 317/2024, este tipărirea: pentru plățile cu cardul, nu mai ești obligat să tipărești și să înmânezi bonul (art. 1 alin. 2¹). Pacientul îl poate cere și atunci i-l tipărești. Extrasul de cont bancar ține loc de bon ca dovadă a plății.

Asta nu înseamnă că plata cu cardul poate ocoli casa de marcat. Raportul de închidere zilnică al caselor de generație nouă arată sumele pe fiecare mijloc de plată, așa că o plată cu cardul care apare în banca clinicii, dar nu și în casa de marcat, iese la iveală la prima verificare.

Ce trebuie să conțină bonul

Art. 4 din OUG 28/1999 enumeră elementele minime: datele clinicii și codul fiscal, adresa locului unde e instalată casa, seria fiscală, numărul și data bonului, fiecare serviciu cu prețul și cantitatea, totalul și, separat, valoarea totală a operațiunilor scutite de TVA. Pentru consultațiile și investigațiile scutite conform art. 292 alin. (1) lit. a) din Codul fiscal, serviciul trebuie înregistrat pe grupa de TVA pentru operațiuni scutite, nu pe o cotă de TVA.

Casele de generație nouă trebuie să mai treacă pe bon unitatea de măsură, codul fiscal al beneficiarului, la cererea lui, și un număr de identificare al bonului. Data, ora, numărul de identificare și seria fiscală trebuie tipărite și ca cod QR (art. 4 alin. 2¹). Amenzile pentru bonurile care nu au codul beneficiarului, numărul de identificare sau codul QR sunt suspendate până la 31 octombrie 2027 inclusiv (OUG nr. 43/2026). Suspendarea privește doar amenda, nu obligația. Întreabă furnizorul casei dacă modelul tău tipărește deja aceste date și când primește actualizarea.

Bon sau factură pentru pacient

Regula de bază este bonul. Dacă ai obligația de casă de marcat, nu ai voie să îi dai pacientului, ca dovadă a plății, alt document decât bonul fiscal (art. 1 alin. 9). Chitanța de mână sau o „notă de plată” scoasă din program nu țin loc de bon. Singura excepție e casa defectă (vezi mai jos).

Factura se emite la cerere (art. 1 alin. 2), pe lângă bon, nu în locul lui. Pentru serviciile medicale scutite de TVA nu ai obligația să emiți factură din proprie inițiativă (art. 319 alin. 7 din Codul fiscal), dar dacă pacientul o cere, o emiți. O factură emisă unei persoane fizice se trimite în RO e-Factura, cu CNP-ul ei sau cu 13 cifre de zero dacă nu și-l dă. Detaliile, termenele și greșelile frecvente sunt în ghidul despre cum treci clinica pe e-Factura.

Bonul pe firmă. Când plata o face o firmă și i se trece codul fiscal pe bon, bonul poate ține loc de factură simplificată, în limitele de valoare din art. 319 alin. (12) și (13) din Codul fiscal. Un astfel de bon este exceptat expres de la transmiterea în RO e-Factura (art. 10 alin. 1 din OUG 120/2021). Dacă valoarea trece de aceste limite sau firma vrea factură completă, emiți factură și o trimiți prin sistem.

Legătura casei de marcat cu ANAF

Casele de marcat de generație nouă au un jurnal electronic și trebuie conectate la distanță, ca să transmită date fiscale către ANAF (art. 3¹ alin. 4). Conectarea se face prin furnizorul autorizat, după procedura aprobată prin ordin ANAF. Lipsa conexiunii se amendează cu 8.000–10.000 de lei, așa că, la orice schimbare de rețea sau de internet în clinică, verifică dacă se mai trimit datele.

ANAF ține un registru național al caselor de marcat instalate, iar bonul și raportul Z poartă adresa locului de instalare. Dacă vrei să muți casa într-o altă locație a clinicii, întreabă întâi furnizorul ce pași sunt de făcut; nu o muta pur și simplu.

Raportul Z, în fiecare zi

Raportul fiscal de închidere zilnică (raportul Z) este documentul de sinteză al zilei: câte bonuri s-au emis, valoarea totală, valoarea operațiunilor scutite de TVA și, la casele noi, sumele pe fiecare mijloc de plată, anulările și reducerile. Așa cum îi spune numele, se emite zilnic: în practică, la închiderea fiecărei zile în care casa a fost folosită, cum cer și normele de aplicare a ordonanței (HG nr. 479/2003). Raportul Z este documentul pe care organele fiscale îl folosesc la verificarea veniturilor (art. 4 alin. 8 din OUG 28/1999), iar contabilul înregistrează încasările pe baza lui.

Pentru recepție, rutina sănătoasă e simplă: la închidere, compari numerarul din sertar și totalul pe card din raportul Z cu încasările din programul clinicii. O diferență găsită seara se explică ușor; aceeași diferență găsită la un control, după două luni, se explică greu.

Casa defectă

Dacă se strică, anunți imediat furnizorul sau unitatea de service, în modul stabilit prin contract, ca să poți dovedi notificarea. Până la reparare, treci toate încasările într-un registru special și dai chitanțe pentru ele, plus facturi la cerere (art. 1 alin. 8 și 8¹). Ține registrul special pregătit dinainte; ziua în care casa se strică e o zi aglomerată.

Restituiri: banii se dau înapoi printr-un document nou

Uneori pacientul plătește un serviciu care nu se mai face, sau plătește de două ori. Bonul emis nu se modifică și nu se șterge: rămâne în memoria fiscală. Restituirea se face separat, cu un document justificativ care arată cui, cât și pentru ce bon s-au dat banii înapoi, de exemplu o dispoziție de plată către casierie semnată de pacient. La plata cu cardul, restituirea se face de regulă tot pe card, prin terminalul de plată.

Detaliile de înregistrare (ce document, ce cont, cum apare în raportul zilei) diferă după tipul casei și după politica contabilă a clinicii. Stabilește procedura o dată, cu contabilul, scrie-o într-o pagină și pune-o la recepție.

Amenzile principale

Amenzile sunt în art. 10 și 11 din OUG 28/1999 și se aplică operatorului economic:

Cum legi casa de marcat de programul clinicii

Legătura obișnuită arată așa: programul trimite către casa de marcat liniile încasării (serviciu, preț, grupă de TVA, mijloc de plată), iar casa tipărește bonul și îl înregistrează fiscal. Recepția nu mai tastează nimic în casă. Câteva lucruri de verificat înainte:

• Modelul casei. Nu toate casele au o interfață pe care programul o poate folosi. Întreabă furnizorul de program ce modele suportă și cere o probă pe casa ta, nu pe una de demonstrație.
• Grupele de TVA. Grupa „scutit” din program trebuie să corespundă grupei din casa de marcat. O singură setare greșită face ca toate consultațiile din zi să apară cu TVA.
• Mijlocul de plată. Numerar, card sau mixt se transmit separat, ca raportul Z să se potrivească cu banca.
• Ce se întâmplă dacă bonul nu iese. Programul trebuie să arate clar că încasarea nu a fost fiscalizată și să nu o considere plătită până nu se emite bonul.
• Corecturile. Un bon emis nu ar trebui să se poată modifica din program. Corectura corectă e restituirea, cu documentul ei.

Greșelile frecvente

• Chitanță în loc de bon, la o societate. Pentru un SRL, chitanța nu e dovadă valabilă de plată în relația cu pacientul (cu excepția casei defecte).
• Plata cu cardul trecută doar prin POS. Bonul nu mai trebuie tipărit, dar încasarea trebuie înregistrată pe casă.
• Consultații pe cota de TVA greșită. Serviciile medicale scutite se înregistrează pe grupa de operațiuni scutite; serviciile cu scop pur estetic au alt regim, stabilit cu contabilul.
• Bon „anulat” și refăcut a doua zi. Ce s-a fiscalizat rămâne fiscalizat. Banii înapoi se dau cu document de restituire.
• Raportul Z uitat sau scos a doua zi dimineață. Fă-l parte din închiderea zilei, ca și numărarea banilor.
• Casa mutată între locații fără să întrebi furnizorul. Aparatul e înregistrat la o adresă anume.

Pe scurt

• Verifică forma de organizare: societatea (SRL) are nevoie de casă de marcat; cabinetul fără societate dă chitanță pentru numerar.
• Înregistrează pe casă și încasările cu cardul; bonul se tipărește doar dacă pacientul îl cere.
• Pune consultațiile și investigațiile scutite pe grupa de TVA pentru operațiuni scutite.
• Emite factură la cererea pacientului, pe lângă bon, și trimite-o în RO e-Factura.
• Asigură-te că aparatul e conectat la ANAF și că datele se transmit după orice schimbare de rețea.
• Scoate raportul Z la închiderea fiecărei zile și compară-l cu numerarul și cu încasările pe card.
• Ține pregătit registrul special pentru zilele cu casa defectă.
• Dă banii înapoi doar cu document de restituire, nu prin modificarea bonului.
• Afișează anunțul de atenționare a clienților lângă casă.

Cum te ajută MedNexus

În Baza MedNexus, casieria trimite bonul fiscal direct la casa de marcat; aplicația lucrează cu casele de marcat Datecs și Tremol, iar pentru alt model ne poți întreba la demonstrație. Încasarea apare în registrul zilei, cu medicul și metoda de plată (card sau numerar). Încasările cu bon nu se mai pot modifica după emitere, iar banii dați înapoi se fac prin restituire, cu dispoziție de plată.

Dacă ai și modulul Facturare & Gestiune, factura pentru pacientul care o cere se emite direct din casierie, după încasare, și se trimite în SPV din aplicație. Vezi cum arată pe pagina Baza sau cere o demonstrație.