Medicina muncii: fișa de aptitudine și contractele cu firmele

Orice angajat trece printr-un examen de medicina muncii înainte să semneze contractul, iar concluzia lui (apt, apt condiționat, inapt temporar sau inapt) se scrie pe fișa de aptitudine, completată numai de medicul specialist de medicina muncii. Regulile sunt în HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor. Ghidul de mai jos e scris pentru ambele situații în care se află o clinică: când își angajează propriul personal și când vinde servicii de medicina muncii altor firme.

De ce contează: Codul muncii și HG nr. 355/2007

Art. 27 din Codul muncii spune că o persoană poate fi angajată „numai în baza unui certificat medical, care constată faptul că cel în cauză este apt pentru prestarea acelei munci”, iar lipsa lui atrage nulitatea contractului individual de muncă. Competența și procedura de eliberare sunt lăsate legilor speciale (alin. 3), iar legea specială e HG nr. 355/2007, dată în aplicarea Legii nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă.

Din același articol mai rețin două reguli utile oricărui angajator din sănătate:

• la angajarea în domeniul sănătății se pot cere teste medicale specifice (alin. 5);
• testele de graviditate la angajare sunt interzise (alin. 4).

Câteva principii din HG nr. 355/2007:

• supravegherea sănătății lucrătorilor e asigurată de medicii specialiști de medicina muncii (art. 4);
• angajatorul trebuie să aibă o evaluare a riscului pentru sănătatea lucrătorilor, actualizată la schimbări semnificative (art. 5);
• angajatorul plătește toate serviciile medicale profilactice, iar lucrătorul nu suportă niciun cost (art. 7);
• examenele se fac pe baza fișei de identificare a factorilor de risc profesional (anexa 3), completată integral și semnată de angajator (art. 8 alin. 5).

Tipurile de examene

HG nr. 355/2007 enumeră examenele profilactice la art. 8 alin. (1): la angajare, de adaptare, periodic, la reluarea activității, supravegherea specială, plus promovarea sănătății la locul de muncă.

Examenul la angajare

Se face pentru cei angajați pe durată determinată sau nedeterminată, pentru cei care își schimbă locul de muncă ori sunt detașați și pentru cei care își schimbă meseria sau profesia (art. 15). Pașii (art. 16):

1. Angajatorul completează fișa de solicitare a examenului medical la angajare (anexa 2) și fișa de identificare a factorilor de risc profesional (anexa 3).
2. Dacă persoana vine de la alt loc de muncă, prezintă o copie a dosarului medical de medicina muncii anterior.
3. Medicul face anamneza profesională și neprofesională, examenul clinic general și examenele clinice și paraclinice prevăzute pentru postul respectiv în anexa 1. Poate cere investigații suplimentare.
4. Rezultatele intră în dosarul medical (anexa 4), iar concluzia, în fișa de aptitudine (anexa 5).

Examenul la angajare stabilește aptitudinea, aptitudinea condiționată sau inaptitudinea temporară ori permanentă pentru postul respectiv (art. 13). Medicul poate propune adaptarea postului sau îndrumarea spre alt loc de muncă (art. 14).

Examenul de adaptare

Se face în prima lună după angajare, la indicația medicului de medicina muncii, ca să completeze examenul la angajare în condițiile reale de muncă (art. 18).

Examenul periodic

E obligatoriu pentru toți lucrătorii. Confirmă că persoana rămâne aptă, depistează afecțiunile care contraindică postul și bolile profesionale ori legate de profesie (art. 19–20). Frecvența și examenele sunt cele din fișa postului din anexa 1, iar frecvența se schimbă doar la propunerea medicului de medicina muncii (art. 21). Două exemple din personalul medical:

• fișa 137 – personal sanitar superior și mediu (medici, asistenți): la angajare, examen clinic, examene paraclinice după specialitate și post, markerii pentru hepatitele B și C, anti-HIV și examen psihiatric la indicația medicului; periodic, examen clinic anual, iar serologiile se repetă după o expunere accidentală la produse biologice;
• fișa 136 – personal sanitar elementar și de îngrijire (infirmieri, îngrijitori): la angajare include și examen psihologic, iar periodic, examen clinic și psihologic anual.

Examenul la reluarea activității

Se face după o întrerupere de cel puțin 90 de zile din motive medicale sau de 6 luni din alte motive (de pildă, concediul pentru creșterea copilului) și trebuie făcut în 7 zile de la reluarea activității (art. 23). Medicul îl poate face și oricând consideră necesar, în funcție de boală sau de accident (art. 25).

Supravegherea specială

Se aplică unor categorii pentru care legea cere o atenție în plus: persoane între 15 și 18 ani, persoane de peste 60 de ani, femei gravide, persoane cu handicap, persoane dependente de droguri sau de alcool, persoane stângace, persoane cu vedere monoculară și persoane în evidență cu boli cronice (art. 8 alin. 1¹).

Fișa de aptitudine: cine o emite și ce scrie pe ea

Fișa de aptitudine se completează numai de către medicul de medicina muncii, în două exemplare: unul pentru angajator, unul pentru lucrător (art. 17 și art. 22). Concluziile posibile sunt patru:

„Apt condiționat” e concluzia cea mai des citită greșit. Nu înseamnă „aproape inapt”, ci apt cu condiția ca recomandările să fie respectate. Dacă fișa scrie „fără ture de noapte”, planificarea turelor trebuie să țină cont de asta.

Cât e valabilă

Fișa nu are în lege un termen de valabilitate propriu. Rămâne actuală până la examenul următor: periodic, la reluarea activității sau la schimbarea postului ori a factorilor de risc. Pentru personalul sanitar, examenul clinic periodic e anual. O asistentă cu ultima fișă de acum doi ani nu e „acoperită”.

Contestarea

Persoana examinată poate contesta concluzia (art. 30). Contestația se depune la direcția de sănătate publică județeană sau a municipiului București, în 7 zile lucrătoare de la primirea fișei (art. 31). DSP-ul desemnează o comisie de trei medici specialiști de medicina muncii, care convoacă părțile în 21 de zile lucrătoare (art. 32). Decizia se consemnează într-un proces-verbal, comunicat în scris (art. 33), iar concluzia se trece pe fișa de aptitudine (art. 34).

Examenele psihologice și psihiatrice

HG nr. 355/2007 nu cere un „aviz psihologic” general pentru toate posturile. Examenele psihologice și psihiatrice apar în fișele din anexa 1, pe tipuri de posturi, uneori obligatoriu, alteori „la indicația medicului de medicina muncii” (art. 8 alin. 4). Câteva exemple din anexă:

• examen psihologic obligatoriu la angajare: personalul sanitar elementar și de îngrijire (fișa 136, apoi anual), personalul cu funcție de decizie (fișa 139), conducătorii de utilaje și vehicule, inclusiv mașina instituției (fișa 140), cei expuși la radiații ionizante (fișa 102);
• examen psihologic la indicația medicului: munca la înălțime (fișa 123), munca de noapte (fișa 143), agenții de pază (fișa 144);
• examen psihiatric la indicația medicului: personalul sanitar superior și mediu (fișa 137), personalul didactic (fișa 138).

Pentru clinica care vinde servicii, asta înseamnă că oferta către o firmă depinde de posturile ei. Un șofer, un agent de pază și un contabil nu au același pachet de examene. De aici vine importanța fișei de identificare a riscurilor completate corect de client.

Dosarul medical și confidențialitatea

Rezultatele examenelor intră în dosarul medical de medicina muncii (anexa 4). Câteva reguli:

• dosarul medical și fișa de identificare a riscurilor se păstrează la serviciul de medicina muncii pe toată durata contractului de muncă (art. 37 alin. 1). La cererea angajatorului, se predau noului serviciu de medicina muncii pe care l-a ales (alin. 2);
• pentru expunerea la agenți cancerigeni sau mutageni, se păstrează cel puțin 40 de ani de la încetarea expunerii (alin. 3);
• când lucrătorul schimbă angajatorul, copiile dosarului se predau, la cerere, noului serviciu (art. 41);
• la întreruperea temporară sau definitivă a activității, serviciul de medicina muncii predă dosarul medicului de familie al lucrătorului (art. 43);
• dosarul medical e supus confidențialității din Legea drepturilor pacientului nr. 46/2003 (art. 46), iar lucrătorul are acces, la cerere, la toate informațiile despre sănătatea lui (art. 47).

Angajatorul nu primește dosarul medical. Primește exemplarul lui din fișa de aptitudine și păstrează, la el, lista locurilor de muncă cu riscuri profesionale și fișele de aptitudine (art. 38). Diagnosticele, analizele și antecedentele rămân la medicul de medicina muncii. Pentru angajator, asta e și o protecție: datele despre sănătate sunt date din categoria specială (art. 9 din RGPD), iar o clinică ce le ține fără nevoie în dosarul de personal își asumă un risc inutil. Vezi și GDPR în clinică.

Dacă angajezi: ce face clinica pentru propriul personal

• Completează fișa de identificare a factorilor de risc pentru fiecare post: expunerea la agenți biologici, la tăietoare-înțepătoare, la dezinfectanți, la radiații (dacă ai radiologie), munca în ture.
• Trimite fiecare candidat la examen înainte de contract, cu fișa de solicitare.
• Păstrează fișa de aptitudine în dosarul de personal. Despre celelalte acte de la angajare, vezi Dosarul de personal în clinică.
• Ține un calendar al examenelor periodice și al reluărilor de activitate (întoarcerea din concediul medical lung sau din concediul pentru creșterea copilului).
• Lucrătorul e obligat să se prezinte la examenele planificate de medic, cu acordul angajatorului (art. 39). Programează-le în timpul programului și consemnează absențele nemotivate.

Dacă clinica are un cabinet propriu de medicina muncii, nu înseamnă că își poate „autoemite” fișele fără proceduri. Examenul, dosarul medical și fișa urmează exact aceleași reguli ca pentru o firmă străină.

Dacă vinzi servicii de medicina muncii firmelor

Multe clinici au un medic de medicina muncii și oferă servicii firmelor din zonă. E o activitate recurentă și previzibilă, dar care cere ordine: zeci de angajați pe firmă, fiecare cu postul, riscurile și scadența lui.

Ce scrii în contractul de prestări servicii

• Obiectul: examenele la angajare, de adaptare, periodice, la reluarea activității și supravegherea specială, după HG nr. 355/2007, plus vizitele la locul de muncă și raportul anual, dacă le oferi.
• Lista nominală a angajaților, cu postul fiecăruia, actualizată de firmă la fiecare angajare, plecare sau schimbare de post.
• Fișele de identificare a factorilor de risc profesional, completate și semnate de firmă pentru fiecare post (art. 8 alin. 5). Fără ele, medicul nu știe ce examene să facă.
• Programarea: cum se programează angajații (zile fixe, la cerere), în cât timp se eliberează fișa și cine plătește investigațiile suplimentare cerute de medic.
• Prețurile, pe tip de examen și pe pachet de investigații, după fișele din anexa 1.
• Confidențialitatea: firma primește doar fișa de aptitudine (concluzia și recomandările), nu și rezultatele analizelor sau diagnosticele. Dosarul medical rămâne la clinică pe durata contractului și se predă noului serviciu, la cererea firmei, dacă aceasta schimbă furnizorul (art. 37).
• Raportul anual: serviciul de medicina muncii întocmește anual un raport pentru angajator, cu concluziile evaluării stării de sănătate și recomandări (art. 29). Raportul conține concluzii agregate, nu date despre persoane.
• Datele personale: cine ce primește și în ce calitate. Formularea rolurilor (operator, persoană împuternicită după art. 28 din RGPD) las-o juristului, pentru că depinde de cum e organizat serviciul.

Organizarea zilnică

• Un dosar medical pentru fiecare lucrător, legat de firmă și de post.
• Lista scadențelor periodice pe firmă, trimisă clientului din timp, ca să-și programeze oamenii.
• Fișa de aptitudine în două exemplare, semnate de medicul de medicina muncii.
• Facturarea pe firmă, nu pe fiecare angajat la casă, de regulă lunar sau pe lot de examene.

Greșeli frecvente

1. Contract semnat înainte de fișă. Contractul e lovit de nulitate (art. 27 alin. 2 din Codul muncii).
2. Fișa de identificare a riscurilor necompletată sau copiată. Medicul face examene generice, iar riscurile reale ale postului rămân neevaluate.
3. Firma primește analizele. Trimiterea buletinelor de analize sau a diagnosticelor la angajator încalcă confidențialitatea. Angajatorul primește fișa de aptitudine.
4. „Apt condiționat” ignorat. Recomandările de pe fișă fac parte din concluzie și trebuie respectate în organizarea muncii.
5. Reluarea activității uitată. Asistenta revine după doi ani de concediu pentru creșterea copilului și nimeni nu o trimite la examen în cele 7 zile.
6. Test de sarcină cerut la angajare. E interzis explicit (art. 27 alin. 4).
7. Fișa emisă de alt medic decât cel de medicina muncii. Numai medicul specialist de medicina muncii completează fișa de aptitudine.

Pe scurt

• Evaluarea riscului și fișa de identificare a factorilor de risc pentru fiecare post, semnate de angajator.
• Fișa de solicitare a examenului la angajare, apoi fișa de aptitudine, înainte de contract.
• Examenul periodic după fișa din anexa 1 (anual pentru personalul sanitar), cu calendar de scadențe.
• Examenul la reluarea activității în 7 zile după 90 de zile de absență medicală sau 6 luni din alte motive.
• Angajatorul păstrează fișele de aptitudine și lista locurilor de muncă cu riscuri. Dosarul medical rămâne la medicina muncii.
• Recomandările de la „apt condiționat”, respectate în fișa postului și în ture.
• Dacă vinzi servicii: contract cu lista nominală, fișele de risc ale clientului, termene de programare, raport anual și o clauză clară de confidențialitate.

Cum te ajută MedNexus

În Baza MedNexus, fiecare lucrător examinat are fișă de pacient, iar documentele medicale (fișe completate din șabloane și acte încărcate) rămân în dosarul lui medical. Accesul se stabilește pe profiluri: de exemplu, recepția poate programa și încasa fără să vadă fișele medicale. Pentru medicina muncii există o categorie separată de șabloane de documente: dosarul medical de medicina muncii, fișa de aptitudine și certificatul medical de medicina muncii (detalii la Prețuri). Agenda pe medici și cabinete preia programările angajaților trimiși de firme, iar amintirile pleacă pe WhatsApp.

Dacă lucrezi cu firme-client, modulul Facturare & Gestiune emite facturile pe clienți firme salvați și le trimite în SPV. Contractul cu clientul-firmă și anexele lui (servicii, prețuri) se pot face ca șabloane în același program. Vezi modulul Baza sau cere o demonstrație.