Cum alegi un program pentru clinică: 12 întrebări de pus înainte

Un program pentru clinică se alege după ce se întâmplă în zilele proaste, nu după cum arată demonstrația: ce faci când pică internetul, cum îți iei datele dacă pleci, cine răspunde când SPV-ul respinge o factură. Cele 12 întrebări de mai jos sunt cele pe care merită să le pui oricărui furnizor, în scris, înainte de a semna. Răspunsurile bune sunt concrete și verificabile; „nu vă faceți griji” nu e un răspuns.

1. Ale cui sunt datele și cum le scot, inclusiv la plecare?

Datele pacienților, fișele și facturile sunt ale clinicii. Clinica este operatorul de date, iar furnizorul programului e persoana împuternicită care le prelucrează în numele ei. Asta trebuie să se vadă în contract, nu doar în prezentare.

Întreabă concret:

• Pot exporta oricând, singur, lista pacienților, programările, încasările și facturile, în formate deschise (Excel, CSV, PDF, XML pentru e-Factura)?
• La încetarea contractului, ce primesc, în cât timp, în ce format și cât costă? Primesc și documentele încărcate (scanuri, PDF-uri semnate), nu doar tabelele?
• După cât timp de la încetare se șterg datele și primesc confirmarea ștergerii?

GDPR cere ca, la sfârșitul serviciilor, împuternicitul să șteargă sau să returneze datele, la alegerea operatorului (art. 28 alin. 3 lit. g). Diferența dintre furnizori e în detalii: formatul, termenul și dacă exportul e condiționat de plata unor facturi restante.

2. Ce scrie în acordul de prelucrare a datelor?

Datele despre sănătate sunt o categorie specială de date (art. 9 GDPR), iar orice furnizor care le prelucrează pentru tine trebuie să semneze un acord de prelucrare conform art. 28. Cere acordul înainte de contract și citește-l. Ar trebui să găsești în el:

• ce date se prelucrează, în ce scop și cât timp;
• obligația de confidențialitate a personalului furnizorului;
• măsurile de securitate (art. 32): criptare, controlul accesului, jurnal al accesărilor;
• lista sub-împuterniciților (găzduire, e-mail, SMS sau WhatsApp, semnătură) și regula prin care te anunță înainte să adauge unul nou (art. 28 alin. 2);
• ce face furnizorul la o încălcare a securității: GDPR îi cere să te anunțe fără întârzieri nejustificate (art. 33 alin. 2), pentru ca tu, ca operator, să poți notifica autoritatea în termenul tău;
• dreptul tău de a verifica (audit) și ce se întâmplă cu datele la final.

Mai multe despre obligațiile clinicii găsești în ghidul despre GDPR în clinică.

3. Unde sunt găzduite datele?

GDPR nu interzice găzduirea în afara Uniunii Europene, dar transferurile în afara Spațiului Economic European trebuie să respecte capitolul V (decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garanții). Găzduirea în UE simplifică mult lucrurile: nu mai ai de analizat transferuri pentru serverul principal.

Întreabă unde stau serverul principal, backupurile și serviciile auxiliare (e-mail, mesagerie, stocarea fișierelor). Un furnizor poate avea aplicația în UE și backupul la un serviciu din altă parte; contează toate locurile.

4. Cât de des se face backup și când a fost ultima restaurare de probă?

„Facem backup” nu spune nimic. Întrebările care contează:

• Cât de des? Dacă backupul e o dată pe noapte, o problemă la ora 17 înseamnă o zi de programări și încasări de refăcut.
• Unde? Backupul trebuie să stea în alt loc decât serverul principal, ca un incident la furnizorul de găzduire să nu le ia pe amândouă.
• Cât timp se păstrează? Unele greșeli se descoperă după săptămâni.
• Când a fost ultima restaurare de probă și cât a durat? Un backup care n-a fost restaurat niciodată e doar o presupunere. Cere data ultimei probe și timpul în care aplicația a fost din nou funcțională.

5. Ce disponibilitate garantează în contract și ce primești dacă nu o respectă?

Disponibilitatea (uptime) se exprimă de obicei ca procent pe lună. Ca ordin de mărime: 99% pe o lună de 30 de zile înseamnă că programul poate lipsi, cumulat, cam 7 ore; 99,9% înseamnă cam 43 de minute. Mai important decât cifra e ce o însoțește:

• Este scrisă în contract sau doar pe site?
• Ce nu intră în calcul (lucrări planificate, probleme la ANAF sau la alți furnizori)?
• Lucrările planificate se fac în afara programului clinicii și sunt anunțate dinainte?
• Ce primești dacă procentul nu e atins: o reducere, dreptul de a rezilia, nimic?
• Ce poți face când pică internetul în clinică: poți vedea măcar agenda zilei pe telefon?

6. Cum lucrează cu e-Factura și cu casa de marcat?

Două obligații fiscale ating zilnic clinica, așa că programul trebuie să le acopere fără ocolișuri:

• e-Factura. Facturile către firme și cele emise pacienților la cerere se trimit în RO e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere (OUG nr. 120/2021). Întreabă dacă programul trimite singur în SPV, dacă îți arată starea fiecărei facturi (trimisă, acceptată, respinsă) și dacă te avertizează înainte de termen. Detalii în ghidul despre cum treci clinica pe e-Factura.
• Casa de marcat. O clinică organizată ca societate care încasează numerar sau card de la pacienți are nevoie de casă de marcat fiscală (OUG nr. 28/1999). Întreabă cu ce modele de casă lucrează programul, cum tratează serviciile scutite de TVA și cum se dau banii înapoi. Detalii în ghidul despre casa de marcat în cabinetul medical.

Un test simplu la demonstrație: cere să vezi o încasare cu card, un bon, o factură emisă din aceeași încasare și o restituire. Dacă pentru asta e nevoie de două programe și un export, vei face asta zilnic.

7. Se leagă de programările online și de site-ul clinicii?

Dacă vrei ca pacienții să se programeze de pe site, întreabă:

• Formularul arată orele cu adevărat libere din agendă sau doar trimite o cerere pe care o confirmă cineva?
• Programarea ajunge direct în agenda medicului, fără reintroducere?
• Când adaugi un medic sau schimbi un preț, se actualizează singur și site-ul?
• Merge cu site-ul pe care îl ai deja sau trebuie refăcut?
• Cum e protejat formularul de trimiterile automate, fără să-i ceri pacientului să bifeze poze?

Ghidul despre programări online pentru cabinet intră în detaliile practice.

8. Cu ce laboratoare se integrează?

Dacă trimiți probe la un laborator partener, o integrare reală înseamnă că dosarul pleacă electronic și rezultatul vine înapoi singur în fișa pacientului. Întreabă cu ce laboratoare există legătură funcțională azi, nu „în lucru”, și ce se întâmplă dacă schimbi laboratorul. Cere să vezi un rezultat ajuns automat, nu o captură.

9. Pot folosi documentele clinicii și semnarea pe tabletă?

Fișele de consultație, acordurile pacientului și formularele interne sunt diferite de la o clinică la alta. Întreabă:

• Pot folosi modelele noastre sau doar pe cele ale furnizorului? Cine le adaptează și cât costă?
• Datele pacientului se completează singure în document?
• Pacientul poate citi și semna pe tabletă, iar documentul semnat intră direct în dosar?
• Documentul semnat se mai poate modifica după semnare? Răspunsul corect e nu.

Semnătura electronică are mai multe niveluri (simplă, avansată, calificată), reglementate de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și, în România, de Legea nr. 214/2024. Semnătura pe tabletă nu este, de regulă, o semnătură calificată. Pentru documentele la care legea cere o anumită formă, întreabă juristul ce nivel de semnătură e potrivit.

10. Cum stabilesc cine ce vede?

Într-o clinică, nu toată lumea are nevoie de tot. Recepția are nevoie de agendă și casierie, nu neapărat de conținutul fișelor medicale; contabilul are nevoie de facturi și încasări, nu de diagnostice. Întreabă:

• Drepturile se dau pe profiluri (recepție, asistentă, medic, contabil) sau fiecare cont se setează de mână?
• Un medic vede doar pacienții lui sau toată clinica? Se poate alege?
• Rămâne urma accesărilor (cine a deschis ce fișă și când)?
• Dacă ai mai multe locații, se pot separa drepturile pe locație?
• Ce se întâmplă cu contul unui angajat care pleacă și cu documentele lui?

11. Ce suport primesc și cum ies din contract?

Suportul se judecă după trei lucruri: programul (zilele și orele în care răspunde cineva), timpul de răspuns (scris în contract) și canalul (e-mail, telefon, chat în aplicație). Gândește-te dacă programul de suport acoperă orele în care lucrează clinica, inclusiv sâmbăta, dacă e cazul.

Despre contract, întreabă: pe ce durată se încheie, cu ce preaviz îl poți denunța, cum se pot schimba prețurile și cu ce notificare, ce se întâmplă cu accesul dacă o factură întârzie. Un contract corect îți lasă cel puțin accesul de citire și exportul datelor chiar și în perioadele de restanță.

12. Cât costă de fapt pe lună?

Prețul de pe prima pagină e rareori costul real. Cere o ofertă scrisă pentru clinica ta, cu toate elementele:

• abonamentul de bază și ce module sunt incluse;
• cum se numără utilizatorii (fiecare cont? doar medicii?) și cât costă unul în plus;
• costul pe locație și eventualele reduceri pentru mai multe locații;
• spațiul de stocare inclus pentru documente și scanuri și prețul spațiului suplimentar;
• costurile separate: mesaje SMS sau WhatsApp, șabloane de documente, implementare, instruire, importul datelor vechi;
• dacă modulele se pot opri și reporni și ce se întâmplă cu datele lor între timp;
• TVA-ul: prețurile sunt cu sau fără TVA?

Pune apoi toate ofertele în același tabel, pentru același număr de utilizatori, locații și module. Diferențele de cost apar rar la abonament și des la extra-opțiuni.

Pe scurt

• Cere în scris cum exporți datele și ce primești la plecare, în ce format și în cât timp.
• Citește acordul de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR) înainte de contract, cu lista sub-împuterniciților.
• Află unde stau serverul, backupurile și serviciile auxiliare.
• Întreabă cât de des se face backup și când a fost ultima restaurare de probă.
• Verifică dacă disponibilitatea e garantată în contract și ce primești când nu e respectată.
• Cere să vezi la demonstrație o încasare cu bon, o factură trimisă în SPV și o restituire.
• Testează programarea online și semnarea pe tabletă pe date de probă.
• Verifică profilurile de acces și urma accesărilor.
• Compară ofertele pe același număr de utilizatori, locații și module, cu toate costurile separate.

Cum te ajută MedNexus

MedNexus are o Bază mereu inclusă (agendă pe medici și cabinete, dosar medical, casierie cu bon fiscal la casele de marcat Datecs și Tremol, semnare pe tabletă, WhatsApp cu pacienții, drepturi pe profiluri de acces) și module care se pornesc pe fiecare locație: Programări online, cu site-ul actualizat singur din aplicație și o verificare zilnică a lui; Laborator, legat azi de laboratorul partener cu care lucrăm; Facturare & Gestiune, cu facturi trimise în SPV și avertizare în zile lucrătoare; Resurse umane; Conformitate sanitară; Marketing. Datele unui modul oprit nu se șterg și reapar la reactivare.

Aplicația și backupurile stau pe servere din UE, copiile de siguranță se fac de patru ori pe zi, iar în fiecare săptămână una dintre ele e restaurată de probă. În contract garantăm o disponibilitate de cel puțin 99% pe lună, iar suportul răspunde de luni până vineri, între 9:00 și 17:00, în cel mult 4 ore lucrătoare. Vezi toate modulele sau cere o demonstrație și pune-ne aceleași 12 întrebări.