Dosarul de personal în clinică: actele obligatorii la angajare

La angajarea unui medic, a unei asistente sau a recepționerei, actele vin în trei rânduri: cele de dinaintea contractului (fișa de aptitudine, informarea, actele de studii și de liberă practică, certificatul de integritate comportamentală), contractul cu înregistrarea în REGES și cele din prima zi (instruirile, regulamentul intern, informarea despre date). Toate se adună în dosarul de personal, iar unele expiră și trebuie reînnoite în fiecare an. Mai jos le iei pe rând, în ordinea în care se fac.

Înainte de contract: ce trebuie să ai în mână

Fișa de aptitudine de la medicina muncii

Codul muncii e categoric: „o persoană poate fi angajată în muncă numai în baza unui certificat medical, care constată faptul că cel în cauză este apt pentru prestarea acelei munci” (art. 27 alin. 1). Iar lipsa lui „atrage nulitatea contractului individual de muncă” (alin. 2). Certificatul acesta e, în practică, fișa de aptitudine eliberată de medicul de medicina muncii, după examenul medical la angajare din HG nr. 355/2007.

Ordinea contează: clinica, în calitate de angajator, completează fișa de solicitare a examenului și fișa de identificare a factorilor de risc profesional, candidatul merge la examen, iar abia după ce ai fișa cu „apt” sau „apt condiționat” semnezi contractul. Pentru personalul medical, fișele din anexa 1 la HG nr. 355/2007 prevăd la angajare și analize specifice (de exemplu markerii pentru hepatitele B și C). Codul muncii permite explicit teste medicale specifice la angajarea în sănătate (art. 27 alin. 5), dar interzice testele de graviditate (alin. 4).

Despre examen, concluziile fișei și controlul periodic găsești detalii în ghidul Medicina muncii: fișa de aptitudine și contractele cu firmele.

Informarea prealabilă

Înainte de a încheia sau de a modifica contractul, angajatorul trebuie să-l informeze pe candidat despre elementele esențiale ale raportului de muncă (art. 17 din Codul muncii): locul de muncă, funcția și atribuțiile, criteriile de evaluare, riscurile specifice postului, data începerii, durata contractului, concediul, preavizul, salariul și modul de plată, programul normal și regulile pentru orele suplimentare, contractul colectiv aplicabil, perioada de probă și altele. Cele mai multe clinici fac informarea ca document separat, semnat de candidat, sau o includ în contract. Important e să o poți dovedi.

Actele cerute candidatului

Pentru orice angajat:

• actul de identitate (copie);
• actele de studii și de calificare — HG nr. 295/2025 le trece explicit printre documentele obligatorii din dosarul personal;
• fișa de aptitudine (vezi mai sus);
• certificatul de integritate comportamentală (vezi secțiunea următoare).

Pentru medici, în plus:

• diploma de licență în medicină;
• certificatul de medic specialist sau primar, pentru specialitatea în care îl angajezi;
• certificatul de membru al Colegiului Medicilor din România, avizat pe anul în curs. Statutul CMR prevede că medicul profesează în baza certificatului de membru vizat anual pe baza asigurării de răspundere civilă valabile pentru anul respectiv și cu numărul minim de credite de educație medicală continuă;
• polița de asigurare de malpraxis. Legea nr. 95/2006 spune direct, la art. 656 alin. (2): „O copie după asigurare va fi prezentată înainte de încheierea contractului de muncă, fiind o condiţie obligatorie pentru angajare.”

Pentru asistenți medicali și moașe, în plus:

• diploma sau certificatul de calificare;
• certificatul de membru OAMGMAMR cu avizul anual. OUG nr. 144/2008 condiționează exercitarea profesiei de certificatul de membru avizat anual, iar avizul se acordă pe baza asigurării de răspundere civilă valabile pentru anul respectiv;
• polița de malpraxis. Art. 656 din Legea nr. 95/2006 se aplică întregului personal medical care acordă asistență (medic, medic dentist, farmacist, asistent medical, moașă), deci copia poliței e condiție de angajare și pentru asistente.

Pentru recepție, administrativ sau curățenie nu există aviz de liberă practică. Dosarul are actele generale, plus certificatul de integritate.

Certificatul de integritate comportamentală (Legea nr. 118/2019)

Legea nr. 118/2019, modificată în martie 2026 prin Legea nr. 38/2026, interzice persoanelor înscrise în Registrul național al infractorilor sexuali să încheie raporturi de muncă, de voluntariat sau similare cu entitățile publice sau private din sistemul de învățământ, sănătate, protecție socială, educație fizică și sport, precum și cu orice entitate a cărei activitate presupune contact direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilități sau alte persoane vulnerabile ori examinarea fizică sau evaluarea psihologică a unei persoane (art. 18 alin. 1). Aceste entități au obligația să ceară certificatul de integritate comportamentală de la persoanele cu care încheie astfel de raporturi.

Pentru o clinică, asta înseamnă: certificatul se cere de la toți cei pe care îi angajezi, nu doar de la medici sau de la cei care lucrează cu copii, pentru că textul vizează entitățile din sistemul de sănătate în ansamblu. Pentru cetățenii străini se cere cazierul sau un document echivalent din statul de origine (art. 18 alin. 2). Certificatul e valabil 6 luni de la eliberare (art. 16 alin. 3). Nerespectarea art. 18 de către persoanele responsabile din entitate e infracțiune, pedepsită cu închisoare de la 6 luni la 3 ani sau cu amendă (art. 21 alin. 2). Deci nu e o formalitate.

Cazierul judiciar: doar unde legea o permite

Certificatul de integritate nu este cazierul judiciar. Cel de-al doilea conține date despre condamnări, iar RGPD permite prelucrarea lor doar sub controlul unei autorități sau când o lege o autorizează (art. 10). Prin urmare, cazierul judiciar îl ceri numai pentru posturile pentru care o lege îl prevede expres. Exemplul clasic e gestionarul (Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor). Pentru restul posturilor, verifică împreună cu juristul înainte să-l treci pe lista de acte. „Așa am cerut mereu” nu e temei legal.

Contractul și REGES

Contractul individual de muncă (CIM) se încheie în scris, în limba română, cel târziu în ziua anterioară începerii activității (art. 16 alin. 1 din Codul muncii). Tot până atunci se transmite în REGES-ONLINE: HG nr. 295/2025 cere transmiterea datelor „cel târziu în ziua anterioară începerii activității” (art. 3 alin. 1). Angajatul primește un exemplar din contract înainte să înceapă lucrul (art. 16 alin. 3).

Contractul are ca anexă fișa postului, cu atribuțiile concrete: ce face asistenta la recoltare, la sterilizare, la evidența deșeurilor; ce face recepția la încasare. O fișă a postului copiată de pe internet e o problemă în două situații: la un control (cine răspunde de registrul de sterilizare?) și la o sancțiune disciplinară (nu poți sancționa pentru o atribuție care nu e scrisă nicăieri).

O notă despre HG nr. 295/2025. Hotărârea a fost contestată în instanță și anulată în primă instanță de Curtea de Apel Constanța, în aprilie 2026. Decizia nu e definitivă, iar cererea de suspendare a fost respinsă, deci hotărârea se aplică până la o soluție definitivă. Termenul pentru CIM vine oricum din Codul muncii, nu doar din hotărâre. Dacă situația se schimbă, contabilul sau juristul îți vor spune ce se modifică la transmiterea în registru.

Prima zi de lucru

Instruirea SSM și pentru situații de urgență

Niciun angajat nu începe lucrul fără instruirea de securitate și sănătate în muncă: instruirea introductiv-generală, apoi instruirea la locul de muncă, consemnate în fișa individuală de instruire, semnată de angajat și de cine a făcut instruirea (Legea nr. 319/2006 și normele din HG nr. 1425/2006). Instruirea periodică urmează la intervalul stabilit de normele metodologice. Pentru majoritatea lucrătorilor, acesta este de cel mult 6 luni, dacă nu ai stabilit un interval mai scurt. Responsabilul SSM (intern sau firma externă) îți spune ce interval se aplică fiecărui post.

În paralel se face instruirea în domeniul situațiilor de urgență (apărarea împotriva incendiilor, Legea nr. 307/2006, cu dispozițiile generale din Ordinul MAI nr. 712/2005 și normele generale din Ordinul MAI nr. 163/2007), cu fișa ei de instruire.

Regulamentul intern luat la cunoștință

Angajatorul trebuie să aducă la cunoștința fiecărui salariat prevederile regulamentului intern în prima zi de lucru și să poată face dovada acestui lucru (art. 243 alin. 1 din Codul muncii). Informarea poate fi pe hârtie sau electronic, dacă documentul rămâne accesibil angajatului și poate fi stocat și tipărit (alin. 2). Regulamentul produce efecte față de salariat din momentul luării la cunoștință (alin. 3) și se afișează la sediul angajatorului (alin. 4).

Practic: un exemplar semnat „am luat la cunoștință” sau o confirmare electronică cu dată, păstrată în dosar. Fără ea, la prima abatere disciplinară angajatul poate spune, pe bună dreptate, că nu știa de regulă.

Informarea despre prelucrarea datelor

Angajatul trebuie informat, când îi colectezi datele, despre cine le prelucrează, în ce scop și pe ce temei, cui le transmiți, cât timp le păstrezi și ce drepturi are (art. 13 din RGPD). În clinică, nota de informare pentru angajați e de obicei diferită de cea pentru pacienți, pentru că scopurile diferă: salarizare, REGES, medicina muncii, eventual camerele video. Detalii în GDPR în clinică.

Dosarul de personal: ce trebuie să conțină

HG nr. 295/2025 (art. 8) obligă angajatorul să întocmească un dosar personal pentru fiecare salariat, să-l păstreze în bune condiții la sediu (sau la sediul secundar, dacă acolo s-a delegat angajarea) și să-l prezinte inspectorilor de muncă la cerere. Conținutul minim (alin. 3):

• actele necesare angajării;
• contractul individual de muncă;
• actele adiționale și celelalte acte privind modificarea, suspendarea și încetarea contractului;
• actele de studii și certificatele de calificare;
• orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru.

Alte reguli din același articol:

• dacă actele contractului s-au semnat cu semnătură electronică avansată sau calificată, dosarul se ține în format electronic, cu respectarea regulilor de arhivare electronică (alin. 2);
• la cererea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, îi eliberezi copii certificate după actele din dosar în cel mult 15 zile lucrătoare (alin. 4 și 5);
• tot în 15 zile lucrătoare eliberezi, la cerere, adeverința de vechime și salariu (alin. 7), iar la încetarea activității îi dai din oficiu adeverința și extrasul din registru (alin. 6);
• dosarele se păstrează în condiții care asigură securitatea datelor și protecția datelor personale (alin. 8). Angajatorul răspunde pentru prejudiciile produse prin încălcarea acestor obligații.

Tabel: dosarul unui angajat, pe categorii

Ce se reînnoiește periodic

Dosarul de personal nu se închide după angajare. În clinică, cele mai multe probleme apar la actele care expiră:

• Controlul medical periodic. Pentru personalul sanitar superior și mediu, fișa 137 din anexa 1 la HG nr. 355/2007 prevede examen clinic anual. După o absență de cel puțin 90 de zile din motive medicale sau de 6 luni din alte motive (de pildă, concediul pentru creșterea copilului), urmează examenul la reluarea activității, în cel mult 7 zile de la revenire.
• Avizul anual CMR / OAMGMAMR. Fără aviz pe anul în curs, medicul sau asistenta nu au drept de liberă practică. Cere copia noului aviz la începutul fiecărui an.
• Polița de malpraxis. Fiecare poliță are o dată de expirare. Una care expiră în martie nu e „pe anul ăsta” până în decembrie.
• Actul de identitate. Pare banal, dar e primul document expirat găsit la un control.
• Instruirea SSM periodică, cu semnătura angajatului în fișă.

Greșeli frecvente

1. Fișa de aptitudine vine după contract. Contractul semnat fără certificat medical e lovit de nulitate (art. 27 alin. 2 CM). Data de pe fișă trebuie să fie cel târziu data contractului.
2. „Malpraxisul îl aduce după.” Legea spune altfel: copia poliței se prezintă înainte de încheierea contractului.
3. Cazier cerut tuturor, certificat de integritate cerut nimănui. E exact pe dos: integritatea e obligatorie în sănătate, cazierul doar unde o lege îl prevede.
4. Avizul anual neverificat. Clinica a văzut certificatul de membru la angajare, dar nu și avizul din anii următori.
5. ROI semnat „cândva”. Fără dovada datei, regulamentul nu produce efecte față de angajat.
6. Fișa postului generică. Atribuțiile reale (sterilizare, deșeuri, registre) nu sunt scrise nicăieri, iar la control nu e clar cine răspunde. Vezi și Ce acte îți cere DSP-ul la control.
7. Colaboratorii uitați. Medicul pe contract de prestări servicii nu e salariat, dar avizul și malpraxisul lui sunt la fel de importante pentru clinică.
8. Copiile cerute de fostul angajat ignorate. Termenul e de 15 zile lucrătoare de la cererea scrisă.

Pe scurt

• Fișa de aptitudine de la medicina muncii, cu data cel târziu în ziua contractului.
• Informarea prealabilă (art. 17 CM), semnată.
• Act de identitate și acte de studii; la medici specialist/primar, CMR cu aviz pe anul în curs; la asistente OAMGMAMR cu aviz.
• Copia poliței de malpraxis, înainte de CIM, pentru tot personalul medical.
• Certificatul de integritate comportamentală, emis de cel mult 6 luni, pentru toți angajații clinicii.
• Cazier judiciar doar pentru posturile pentru care o lege îl cere.
• CIM semnat și transmis în REGES cel târziu în ziua dinaintea începerii lucrului; exemplarul angajatului, predat.
• Instruirea SSM și pentru situații de urgență, cu fișele semnate, înainte de prima sarcină.
• ROI luat la cunoștință în prima zi, cu dovadă; informarea RGPD pentru angajați.
• Un calendar al expirărilor: control medical periodic, aviz anual, malpraxis, act de identitate.

Cum te ajută MedNexus

În modulul Resurse umane, fiecare angajat are un dosar de personal cu actele lui într-un singur loc și cu alertă pentru documentele care expiră, de pildă actul de identitate, avizul sau asigurarea. Când adaugi un angajat, încarci actul de identitate, iar aplicația completează singură câmpurile goale din dosar. Contractele, fișele de post, actele adiționale și deciziile se fac din șabloanele clinicii, cu datele angajatului deja completate. Regulamentul intern și cel de organizare se publică în aplicație, iar fiecare angajat confirmă cu semnătură că le-a luat la cunoștință, așa că dovada are dată.

Modulul include și medicii colaboratori: contractele și dosarele lor, iar medicul primește un link prin care își completează singur dosarul, fără cont. Vezi modulul Resurse umane sau cere o demonstrație.