Ce acte îți cere DSP-ul la control: lista completă pentru clinici (ambulatoriu)

La un control în ambulatoriu se verifică, în esență, patru lucruri: că funcționezi legal (autorizația sanitară și înregistrarea cabinetului), că faci curățenia, dezinfecția și sterilizarea după Ordinul MS nr. 1761/2021 și le poți dovedi, că aparatele și deșeurile au evidența lor, și că personalul are actele de liberă practică în termen. Tot ce urmează e o listă de lucru, act cu act, cu temeiul legal și locul unde ar trebui să-l găsești în două minute.

Lista e gândită pentru clinici și cabinete fără paturi. Acolo unde regula diferă pentru unitățile cu paturi, o spunem explicit, pentru că multe modele de proceduri care circulă sunt copiate din spitale și cer mai mult decât trebuie (sau altceva decât trebuie).

Lista pe scurt, ca tabel

Mai jos, fiecare grupă pe larg.

1. Autorizarea: actele care arată că ai voie să funcționezi

Din decembrie 2025, înființarea și funcționarea cabinetelor medicale sunt reglementate de Normele metodologice aprobate prin Ordinul MS nr. 1670/2025 (modificate în decembrie 2025 și în aprilie 2026). Ele spun clar ordinea: întâi autorizația sanitară de funcționare, apoi avizul colegiului (CMR sau CMSR), apoi înregistrarea în Registrul unic al cabinetelor medicale (art. 13).

Autorizația sanitară de funcționare se emite de DSP în baza referatului de evaluare, după procedura din Ordinul MS nr. 1030/2009, care e în continuare în vigoare, cu modificările ulterioare (art. 14 din norme). În autorizație apare obiectul de activitate: asistență medicală de specialitate, servicii paraclinice, medicină dentară, servicii conexe, după caz.

Ce verifică inspectorul aici:

• că ai autorizația și certificatul de înregistrare în Registrul unic, inclusiv certificatele anexă;
• că serviciile pe care le faci efectiv sunt trecute în certificat (art. 15 alin. (8) cere menționarea tuturor serviciilor, inclusiv a celor făcute pe baza supraspecializărilor și atestatelor medicilor);
• că sediul din autorizație e cel în care lucrezi.

La schimbarea sediului, a structurii sau a obiectului de activitate se emite o nouă autorizație sanitară și un certificat anexă (art. 21 din norme). Aici se greșește des: o clinică adaugă o specialitate nouă sau mută un cabinet la etaj și abia la control descoperă că actele descriu încă vechea situație.

Afișe. Normele cer ca serviciile furnizate și programul de activitate să fie afișate la loc vizibil (art. 18 alin. (2)). Legea nr. 46/2003 a drepturilor pacientului cere ca furnizorii să afișeze la loc vizibil standardele proprii (art. 38 alin. (2)). Multe clinici afișează la recepție și drepturile și obligațiile pacientului; e o practică bună, dar nu am găsit un text care să impună un anumit model de afiș. Dacă ai camere video, informarea despre ele trebuie să fie vizibilă la intrarea în zona supravegheată (despre asta, pe larg, în ghidul despre GDPR în clinică).

Registrul de reclamații. Nu am găsit în actele de mai sus o obligație generală ca un cabinet să țină un registru de reclamații într-o anumită formă. E totuși util să ai o evidență a sesizărilor primite și a răspunsurilor date; dacă vrei să știi exact ce ți se cere, întreabă DSP-ul sau juristul.

2. Curățenia și dezinfecția

Temeiul e Ordinul MS nr. 1761/2021, cu modificările din 2022. Ce trebuie să existe:

Proceduri scrise. Fiecare unitate, publică sau privată, trebuie să aibă proceduri care descriu metoda și frecvența de curățenie, dezinfecție și sterilizare pentru instrumentar, aparatură și suprafețe (anexa 1, art. 15 alin. (3)). Frecvența dezinfecției suprafețelor ține de un scor de risc (art. 15): riscul mare cere dezinfecție de nivel înalt după fiecare procedură sau pacient, ori de cel puțin două ori pe zi; riscul mediu, dezinfecție cel puțin o dată pe zi.

Graficul de curățenie. Aici diferența dintre unitățile cu paturi și ambulatoriu e explicită (art. 19 alin. (1) lit. e)):

• în unitățile cu paturi, fiecare încăpere trebuie să aibă un grafic orar zilnic, în care personalul notează tipul operației și ora, cu semnătură;
• în unitățile ambulatorii, înregistrarea se poate face centralizat, într-un grafic unic pe unitate, care să arate curățenia zilnică din toate încăperile.

Ordinul nu cere ca graficul să fie afișat. Cere să existe, să fie completat la zi și să arate cine a făcut ce și când. Responsabilitatea evidențelor zilnice e a unității.

Ce trebuie să știe personalul. Același articol spune că personalul trebuie să cunoască denumirea și modul de utilizare a dezinfectantului, data preparării soluției de lucru, timpul de acțiune și concentrația de lucru. Așa că nu ajunge ca informația să fie în dosar: asistenta și persoana de la curățenie trebuie s-o poată spune pe loc. Detaliile despre ce se notează și cum se ține evidența sunt în ghidul despre registrul de sterilizare și curățenie.

Produsele. Biocidele folosite trebuie să fie avizate sau autorizate de Comisia Națională pentru Produse Biocide, iar furnizorul trebuie să-ți dea dovada la achiziție (art. 6 alin. (2) din ordin). Pentru biocidele încadrate ca dispozitive medicale se cer declarația de conformitate și certificatele aferente (art. 6 alin. (3)). Păstrează-le într-un dosar de produse, împreună cu fișele tehnice.

Lămpile UV. Dacă folosești lămpi cu ultraviolete, registrul de evidență zilnică a orelor de funcționare e obligatoriu (anexa 1, art. 8 alin. (2) lit. d)).

Verificarea eficienței curățeniei. Anexa 2 la ordin spune că monitorizarea de rutină se face cu metode calitative: observare directă pe liste de verificare, marcarea suprafețelor, teste rapide. Testele bacteriologice prin cultivare se fac doar în investigații epidemiologice sau pentru evaluări punctuale, la recomandarea celui responsabil cu prevenirea infecțiilor. Dacă faci astfel de verificări, păstrează rezultatele.

3. Sterilizarea și dezinfecția de nivel înalt

Dacă sterilizezi în clinică, inspectorul va cere:

• Registrul de evidență a sterilizării, cu: data și numărul aparatului, conținutul și numărul obiectelor din șarjă, numărul șarjei, temperatura și presiunea, ora de început și de sfârșit, rezultatele indicatorilor și ale testelor biologice, semnătura celui care eliberează materialul steril (anexa 1, art. 66).
• Testele arhivate: testele Bowie-Dick, indicatorii integratori de tip 5 pentru fiecare șarjă, diagramele autoclavului, rezultatele testelor biologice (art. 67).
• Testul Bowie-Dick zilnic dacă sterilizezi material moale, sau cel puțin o dată pe săptămână la autoclavele care sterilizează instrumentar (anexa 4, pct. 2 lit. B).
• Data și numărul ciclului pe fiecare ambalaj (art. 65) și respectarea duratei de sterilitate: pentru pungile hârtie-plastic sudate, două luni de la sterilizare, dacă producătorul nu spune altfel și ambalajul e intact (art. 59).
• Instrucțiunile sterilizatorului afișate la loc vizibil (art. 56).

Pentru instrumentarul care nu suportă autoclavarea și trece prin dezinfecție de nivel înalt, ordinul cere un registru separat, Registrul de dezinfecție înaltă a instrumentarului (art. 23), iar soluția se folosește cel mult 24 de ore sau 30 de cicluri, cu denumirea, data și ora preparării scrise pe capacul cuvei (art. 21).

4. Aparatura: registrul dispozitivelor medicale

Ordinul MS nr. 2219/2022 cere fiecărei unități sanitare (art. 20):

• o persoană desemnată care ține evidența dispozitivelor medicale în utilizare și e persoana de contact cu ANMDMR;
• un registru al dispozitivelor medicale în utilizare, cu: denumirea și tipul, producătorul și țara de origine, seria, anul de fabricație și numărul de inventar, actul de proveniență, data punerii în funcțiune, reparațiile și întreținerea (și cine le-a făcut), verificările periodice, eventualele incidente și mutările între încăperi sau locații;
• planificarea verificărilor periodice.

Aparatele din anexa 1 la ordin se verifică periodic de ANMDMR. Pentru un ambulatoriu, cele mai frecvente sunt ecografele, electrocardiografele și monitoarele cu funcție ECG, defibrilatoarele, sterilizatoarele cu abur, aparatele de electrochirurgie și aparatele cu radiații ionizante (inclusiv cele dentare). Periodicitatea e de 2 sau 3 ani, după tip și vechime, iar prima verificare se face în cel mult 3 ani de la ieșirea din garanție. Cererea de reînnoire a buletinului se depune la ANMDMR cu cel puțin 6 luni înainte de expirare (art. 5). Un aparat care nu trece verificarea nu se mai folosește până la remediere și o nouă verificare (art. 21).

Pentru autoclav, Ordinul 1761/2021 cere mentenanță făcută de un tehnician autorizat, la intervalul recomandat de producător, sau cel puțin o dată pe trimestru dacă producătorul nu dă recomandări clare (art. 60).

5. Deșeurile medicale

Normele aprobate prin Ordinul MS nr. 1226/2012 se aplică tuturor unităților sanitare, indiferent de forma de organizare. Pentru control, pregătește:

• Planul propriu de gestionare a deșeurilor, după conținutul-cadru din anexa 4 la ordin (art. 2 alin. (4)).
• Evidența pe tipuri de deșeuri, cu codurile din lista aprobată prin HG nr. 856/2002, ținută de o persoană desemnată (art. 51), plus calculul cantităților lunare și raportul anual după metodologia din anexa 2 la ordin (art. 52).
• Contractul cu un operator autorizat pentru preluarea deșeurilor periculoase și nepericuloase (art. 38), și documentele de la fiecare ridicare. Cadrul general pentru deșeuri e acum OUG nr. 92/2021, care a înlocuit Legea nr. 211/2011.
• Respectarea duratei de stocare: deșeurile infecțioase nu stau mai mult de 48 de ore în unitate, cu excepția spațiilor răcite constant sub 4°C, unde pot sta cel mult 7 zile. Pentru cabinetele medicale, deșeurile cu codul 18 01 03* se stochează cel mult 7 zile, la sub 4°C (art. 34).
• Instruirea personalului la angajare, la schimbarea postului sau a echipamentelor și periodic, la cel mult 12 luni între două instruiri (art. 55).
• Dezinsecția și deratizarea spațiului de stocare temporară (art. 33). Cele mai multe clinici au un contract DDD care acoperă tot spațiul; ține la îndemână contractul și procesele-verbale.

6. Infecțiile asociate asistenței medicale (IAAM)

Ordinul MS nr. 1101/2016 e scris în primul rând pentru unitățile cu paturi: acolo cere un serviciu sau compartiment de prevenire a infecțiilor, cu medic epidemiolog, un comitet de prevenire și un plan anual de supraveghere aprobat de conducere.

Pentru alte tipuri de unități sanitare, ordinul cere desemnarea, din personalul propriu, a unui medic responsabil cu prevenirea IAAM, care a absolvit un curs de perfecționare în domeniu (anexa 1, cap. I pct. 4). Modul exact în care se aplică acest punct unui cabinet mic diferă de la caz la caz; dacă nu ai clar ce ți se cere, întreabă compartimentul de specialitate al DSP-ului județean.

Ce se aplică oricui: precauțiunile standard (anexa 4) și supravegherea expunerii accidentale a personalului la produse biologice (anexa 3). E bine să ai procedura de expunere accidentală scrisă și cunoscută de personal.

7. Personalul

Ce trebuie să găsească inspectorul la dosarul de personal:

• Lista actualizată a personalului medical autorizat și copiile documentelor de liberă practică, cu viza în termen, la reprezentantul legal al cabinetului (Ord. MS 1670/2025, art. 17 alin. (3)). Pentru medici, asta înseamnă certificatul de membru CMR avizat anual (Legea 95/2006, art. 390); pentru asistenți, certificatul de membru OAMGMAMR cu avizul anual (OUG nr. 144/2008).
• Asigurarea de malpraxis a fiecărui membru al personalului medical; o copie se prezintă înainte de încheierea contractului de muncă (Legea 95/2006, art. 667).
• Fișa de aptitudine de la medicina muncii, făcută înainte de angajare (Codul muncii, art. 27; HG 355/2007), și reînnoită la termenul din fișă.
• Instruirile: SSM (Legea 319/2006, HG 1425/2006), situații de urgență (Legea 307/2006), deșeuri medicale (Ord. MS 1226/2012), personalul care sterilizează instruit periodic, cu certificarea instruirii (Ord. MS 1761/2021, art. 55).

Despre ce trebuie să conțină dosarul unui angajat, pe larg, în ghidul despre dosarul de personal; despre fișa de aptitudine, în ghidul despre medicina muncii.

8. Apa

Dacă clinica e racordată la rețeaua publică, calitatea apei e responsabilitatea furnizorului. Dacă folosești o sursă proprie (fântână, foraj), întreabă DSP-ul ce monitorizare ți se cere. Cadrul legal actual e OG nr. 7/2023 privind calitatea apei destinate consumului uman, aprobată prin Legea nr. 96/2024; vechea Lege nr. 458/2002 a fost abrogată.

Greșelile care apar cel mai des

• Grafice de curățenie completate la sfârșitul săptămânii, toate cu același pix și aceeași oră. Un grafic completat pe loc, chiar incomplet, e mai credibil decât unul perfect, scris dintr-odată.
• Autorizația care nu mai descrie realitatea: servicii noi, cabinete mutate, specialități adăugate fără certificat anexă.
• Buletinul ANMDMR expirat la un aparat folosit zilnic, pentru că nimeni nu a urmărit termenul de 6 luni pentru cererea de reînnoire.
• Aviz de biocid expirat sau lipsă din dosar pentru un dezinfectant cumpărat de la alt furnizor.
• Proceduri copiate dintr-un spital, cu comitete și servicii pe care clinica nu le are. Inspectorul te va întreba de ele.
• Viza anuală a unui medic colaborator neactualizată în dosar, deși medicul o are.

Pe scurt

• Autorizația sanitară și certificatul din Registrul unic descriu sediul și serviciile de azi.
• Serviciile și programul sunt afișate la loc vizibil.
• Ai proceduri scrise de curățenie, dezinfecție și sterilizare, potrivite clinicii tale.
• Graficul de curățenie (centralizat, în ambulatoriu) e completat zilnic, cu ora și semnătura.
• Registrul de sterilizare, testele Bowie-Dick și indicatorii sunt la zi și arhivați.
• Registrul dispozitivelor medicale există și are persoană desemnată; buletinele ANMDMR sunt în termen.
• Planul de deșeuri, evidența pe coduri, contractul și documentele de predare sunt în același dosar.
• Fiecare angajat medical are viza anuală, malpraxisul și fișa de aptitudine în termen.
• Instruirile (SSM, situații de urgență, deșeuri) sunt semnate și datate.
• Avizele biocidelor și fișele produselor sunt la zi.

Cum te ajută MedNexus

Modulul Conformitate sanitară ține într-un singur loc echipamentele cu reviziile și documentele lor, lămpile UV, evidența ridicărilor de deșeuri, registrul de sterilizare pe șarje (cu rezultatul testelor) și produsele folosite, cu avertizare pentru avizele care expiră. Curățenia se confirmă cu un cod QR pus pe peretele fiecărei zone: cine face curățenia scanează codul, apasă „Am făcut”, iar numele și ora rămân scrise. Toate termenele care expiră, din toate registrele, ajung într-un scadențar unic, cu un rezumat zilnic pe e-mail. Modulul ține și lista actelor normative aplicabile, cu starea fiecăruia (în vigoare sau abrogat), fără să înlocuiască consultanța de specialitate.

Dosarele de personal, cu actele care expiră (aviz, asigurare), sunt în modulul Resurse umane. Vezi modulul Conformitate sanitară sau cere o demonstrație.