1. Les parties et l’objet
Les présentes conditions s’appliquent au site mednexus.ro et au service MedNexus, un logiciel en ligne (logiciel en tant que service) destiné aux cliniques et cabinets médicaux, fourni par NEOXIS IT SRL, code d’identification fiscale (CUI) RO35291883, numéro d’immatriculation au registre du commerce J2016001809034, au capital social de 10 000 RON, dont le siège social est sis Str. C. A. Rosetti nr. 5, Pitești, jud. Argeș, 110040 (« MedNexus », « nous »).
Le service s’adresse exclusivement aux professionnels : cliniques, cabinets et autres établissements médicaux, personnes morales ou professionnels autorisés (le « Client »). Il ne s’adresse pas aux consommateurs. La relation avec chaque Client est complétée par le contrat de services et par l’accord de traitement des données (article 28 du RGPD) ; en cas de divergence, le contrat signé prévaut sur les présentes conditions.
2. Le site
Les informations figurant sur le site décrivent le service et les prix à la date de publication. Les captures d’écran et les exemples utilisent des données fictives, à l’exception des chiffres marketing agrégés (publications, personnes touchées), repris avec l’accord de la clinique qui utilise l’application. Nous veillons à ce que ces informations soient exactes et à jour, mais elles ne constituent pas une offre ferme : l’offre ferme est celle du contrat ou de l’offre écrite adressée au Client.
Le contenu du site (textes, éléments graphiques, logo MedNexus) nous appartient et ne peut être copié à des fins commerciales sans notre accord écrit. Les polices de caractères utilisées sont distribuées sous la licence SIL Open Font License.
3. Le compte et les utilisateurs
- Le Client reçoit un accès à l’application pour les établissements et les modules souscrits. Chaque compte qui se connecte à l’application (médecin, infirmière, accueil, comptable) est un utilisateur.
- Le Client répond des comptes qu’il crée, des droits accordés à chaque utilisateur et de la confidentialité des mots de passe.
- Le Client nous informe sans délai s’il soupçonne une utilisation non autorisée d’un compte.
4. La licence, les modules et les prix
- La licence est accordée par établissement. Chaque établissement dispose de ses propres modules, et le prix est calculé par établissement, selon la grille tarifaire en vigueur ou l’offre acceptée.
- Les utilisateurs au-delà de ceux inclus et le stockage au-delà de celui inclus sont facturés sur la base du maximum atteint dans le mois.
- Les prix s’entendent hors TVA. Les SMS, les messages WhatsApp et le budget des publicités Meta ne sont pas inclus ; le Client les paie directement aux fournisseurs.
- La période d’essai gratuit est de 30 jours. En cas de paiement annuel, 2 mois sont offerts. Les mois offerts de chaque module sont ceux qui figurent dans la grille tarifaire à la date de son activation.
- Nous pouvons modifier les prix moyennant un préavis de 30 jours. Le Client qui n’accepte pas les nouveaux prix peut mettre fin au contrat avant leur entrée en application.
5. Le paiement
Les factures sont émises mensuellement ou annuellement, à l’avance, via RO e-Factura (le système national roumain de facturation électronique), et sont payables dans un délai de 15 jours à compter de leur émission. En cas de retard de paiement, le Client reçoit des notifications par e-mail ; après un délai de grâce de 5 jours, le compte passe en mode « lecture seule » : le Client peut se connecter, télécharger ses documents en PDF et envoyer manuellement les résultats aux patients, mais aucune modification n’est plus possible et les traitements automatiques sont suspendus (à l’exception des sauvegardes) jusqu’au paiement.
6. L’activation et la désactivation des modules
Les modules s’activent et se désactivent par établissement. Les données d’un module désactivé ne sont pas supprimées et réapparaissent à la réactivation. Ce qui s’arrête concrètement pour chaque module est décrit sur la page du module et dans le contrat.
7. Le site de la clinique
À la demande du Client, nous réalisons et gérons son site, relié à l’application (le « Site de la clinique »), dans la formule et au prix prévus par la grille tarifaire ou par l’offre acceptée.
- Le Site de la clinique ne peut être souscrit qu’avec le module Prise de rendez-vous en ligne, dans sa version complète, par lequel il reçoit de l’application les médecins, les prestations et les créneaux disponibles à la réservation.
- Le nom de domaine du Site de la clinique appartient au Client : il est enregistré au nom du Client et payé par celui-ci.
- La gestion comprend l’hébergement, le certificat HTTPS, les sauvegardes, les mises à jour de sécurité, la synchronisation automatique avec l’application, une vérification mensuelle et les modifications de textes et d’images dans la limite des heures mensuelles incluses dans la formule souscrite. Les nouvelles pages, les articles et les heures de travail au-delà de celles incluses sont facturés à part, selon la grille tarifaire.
- Le Client répond de l’exactitude des informations publiées sur le Site de la clinique à sa demande, y compris des informations médicales, ainsi que des droits sur les textes, images et logos qu’il nous fournit.
- À la fin du service, le Client reçoit le contenu du Site de la clinique (textes et images) et une copie statique de celui-ci, sans lien avec l’application.
8. Nos obligations
- Fournir le service avec le soin d’un professionnel et le maintenir à jour.
- Conserver les données en sécurité, sur des serveurs situés dans l’Union européenne, avec des sauvegardes effectuées quatre fois par jour et vérifiées chaque semaine par une restauration test.
- Annoncer suffisamment à l’avance les interventions planifiées susceptibles d’interrompre le service.
- Assurer une disponibilité d’au moins 99 % du service, calculée sur chaque mois civil. N’entrent pas dans le calcul : les interventions planifiées annoncées au moins 48 heures à l’avance et réalisées en dehors des heures de travail, les interruptions causées par le réseau ou les équipements du Client ou par des fournisseurs tiers (par exemple l’ANAF — l’administration fiscale roumaine — et son portail SPV, WhatsApp, Meta, le laboratoire partenaire), ainsi que les cas de force majeure. Si la disponibilité d’un mois descend sous 99 %, le Client bénéficie, sur demande, d’une remise de 10 % sur l’abonnement de ce mois, appliquée sur la facture suivante.
- Offrir un support technique du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, sauf jours fériés, par e-mail à office@mednexus.ro et par téléphone au +40 736 132 484. Nous répondons dans un délai de 4 heures ouvrées au maximum à compter de la réception de la demande.
9. Les obligations du Client
- Utiliser le service conformément à la loi, y compris en ce qui concerne les données des patients et des salariés, dont le Client est le responsable du traitement.
- Disposer d’une base légale pour les données saisies et informer les personnes concernées.
- Vérifier les documents générés (factures, contrats, documents médicaux) avant de les utiliser. L’application aide à les remplir, mais la responsabilité professionnelle et médicale reste celle du Client.
- Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité ou les limites de la licence.
10. Les données
Les données saisies par le Client lui appartiennent. Nous les traitons en qualité de sous-traitant, conformément à l’accord de traitement des données et à la politique de confidentialité. À la fin du contrat, le Client reçoit, sur demande, une archive complète de ses données, dans des formats ouverts (documents émis en PDF, fichiers importés dans leur format d’origine, données en Excel et CSV, factures RO e-Factura en XML), chiffrée, dans un délai de 10 jours ouvrés au maximum ; la première archive est gratuite et est remise même en cas de factures impayées. La demande peut être faite jusqu’à 30 jours après la fin du contrat ; passé ce délai, les données sont définitivement supprimées, avec confirmation écrite, à l’exception de celles que la loi nous oblige à conserver. Les sauvegardes sont supprimées à mesure qu’elles expirent, dans un délai de 7 mois au maximum.
11. La responsabilité
Nous répondons des préjudices directs causés par notre faute, dans la limite des sommes payées par le Client au cours des 12 derniers mois. Nous ne répondons pas des préjudices indirects (par exemple, le manque à gagner), des interruptions causées par des fournisseurs tiers que nous ne contrôlons pas (réseaux de communication, ANAF, Meta, laboratoires partenaires) ni de la force majeure. Cette limitation ne s’applique pas en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde.
12. La durée et la fin du contrat
En cas de paiement mensuel, le contrat est conclu pour une durée indéterminée et peut être dénoncé moyennant un préavis d’au moins 30 jours. En cas de paiement annuel, le contrat est conclu pour 12 mois et se renouvelle automatiquement pour 12 mois supplémentaires s’il n’est pas dénoncé au moins 30 jours avant son échéance. Chacune des parties peut résilier le contrat si l’autre manque gravement à ses obligations et ne remédie pas à la situation dans les 15 jours suivant la notification.
13. Le droit applicable et les litiges
Les présentes conditions sont régies par le droit roumain. Nous nous efforçons de régler à l’amiable tout différend ; à défaut, la compétence appartient aux juridictions du ressort de notre siège social. Informations sur le règlement extrajudiciaire des litiges : ANPC – SAL.
14. Contact
Pour toute question concernant les présentes conditions : office@mednexus.ro.