1. Qui sommes-nous
MedNexus est un logiciel en ligne destiné aux cliniques et cabinets médicaux, fourni par NEOXIS IT SRL, code d’identification fiscale (CUI) RO35291883, numéro d’immatriculation au registre du commerce J2016001809034, au capital social de 10 000 RON, dont le siège social est sis Str. C. A. Rosetti nr. 5, Pitești, jud. Argeș, 110040 (« MedNexus », « nous »). Vous pouvez nous écrire à office@mednexus.ro pour toute question relative aux données personnelles.
Nous avons désigné un délégué à la protection des données (DPO), que vous pouvez contacter à l’adresse dataprotection@neoxis.ro.
2. En quelle qualité nous traitons les données
Nous traitons des données personnelles en deux qualités différentes, soumises à des règles différentes :
- En tant que responsable du traitement, pour les données des visiteurs de ce site et des personnes qui nous demandent une démo ou nous écrivent, ainsi que pour les coordonnées des représentants des cliniques clientes (facturation, relation contractuelle).
- En tant que sous-traitant (article 28 du règlement (UE) 2016/679, le « RGPD »), pour les données que la clinique saisit dans l’application : patients, rendez-vous, dossiers médicaux, résultats d’analyses, salariés, collaborateurs. Pour ces données, le responsable du traitement est la clinique. Nous ne les traitons que pour son compte, selon ses instructions écrites et sur la base de l’accord de traitement des données conclu avec elle.
Si vous êtes patient d’une clinique qui utilise MedNexus et souhaitez exercer vos droits, adressez-vous à la clinique. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande à la clinique sans délai.
3. Les données des visiteurs et des personnes qui demandent une démo
3.1. Les données que nous collectons
- Via le formulaire « Demander une démo » : nom, clinique, ville, téléphone, e-mail, nombre de médecins et message, si vous en rédigez un.
- Par e-mail : les données que vous choisissez de nous envoyer.
- La demande envoyée via le formulaire nous parvient par e-mail, dans notre compte Google Workspace, et vous recevez une confirmation par e-mail.
- Données techniques : le serveur qui héberge le site enregistre, comme tout serveur web, l’adresse IP, la date et l’heure, la page demandée et le type de navigateur, dans des journaux techniques utilisés pour la sécurité et le fonctionnement. L’adresse IP sert aussi à limiter les envois répétés du formulaire et figure dans l’e-mail par lequel nous recevons la demande, afin que nous puissions repérer les envois abusifs.
Nous n’utilisons ni cookies de pistage, ni pixels publicitaires, ni outils de statistiques tiers, ni polices de caractères chargées depuis des serveurs tiers. Nous comptons les visites avec GoatCounter, hébergé sur notre serveur dans l’UE, sans cookies et sans conserver l’adresse IP ; nous ne voyons que des chiffres agrégés (pages visitées, source de la visite, pays, type d’appareil). La base légale est notre intérêt légitime à savoir comment le site est utilisé (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD). Pour en savoir plus, consultez la politique relative aux cookies.
Langue du site : lorsque vous ouvrez la page d’accueil, le serveur déduit de votre adresse IP uniquement le pays d’où vous venez, afin de vous présenter le site dans la langue adaptée (roumain pour la Roumanie, français pour la France, anglais ailleurs). Nous utilisons pour cela une base de données installée sur notre serveur (IP Geolocation by DB-IP), sans transmettre l’adresse ailleurs, sans la conserver et sans cookies. Vous pouvez changer de langue à tout moment depuis l’en-tête. La base légale est notre intérêt légitime à vous présenter le site dans une langue que vous comprenez (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
3.2. Pourquoi et sur quelle base légale
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Répondre à la demande de démo et vous contacter à ce sujet | Votre consentement, donné en cochant la case du formulaire (article 6, paragraphe 1, point a)), et les mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b)) |
| Nous protéger contre les formulaires envoyés automatiquement et assurer la sécurité du site | Notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f)) |
| La relation contractuelle avec la clinique (contrat, facturation, support) | L’exécution du contrat et le respect de nos obligations légales (article 6, paragraphe 1, points b) et c)) |
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous écrivant à office@mednexus.ro. Le retrait ne remet pas en cause le traitement effectué jusque-là.
3.3. Combien de temps nous conservons les données
- Les demandes de démo : 12 mois à compter du dernier contact, si vous ne devenez pas client. Si vous devenez client, pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant la durée imposée par la loi.
- Les journaux techniques du serveur : 14 jours pour les journaux d’accès du serveur web et 30 jours au maximum pour le journal du formulaire.
- Les documents comptables : pendant la durée imposée par la législation financière et comptable.
4. Les données de l’application (pour le compte de la clinique)
Pour les données saisies par la clinique dans l’application, nous nous engageons, par le contrat et par l’accord de traitement des données, à :
- traiter les données uniquement pour fournir le service et uniquement selon les instructions de la clinique ;
- en préserver la confidentialité, notamment par des obligations de confidentialité imposées à notre personnel ;
- appliquer des mesures techniques et organisationnelles appropriées : accès par rôles et profils, chiffrement de la connexion (HTTPS), chiffrement des mots de passe et des clés d’accès stockés, journaux d’accès, sauvegardes effectuées quatre fois par jour et vérifiées chaque semaine par une restauration test ;
- ne faire appel à des sous-traitants ultérieurs qu’en en informant la clinique et en leur imposant les mêmes obligations de protection ;
- aider la clinique à répondre aux demandes des patients et à remplir ses obligations (sécurité, notification des violations, analyses d’impact) ;
- notifier la clinique dans les meilleurs délais de toute violation de la sécurité des données ;
- à la fin du contrat, restituer ou supprimer les données, au choix de la clinique, à l’exception de celles que la loi nous oblige à conserver ;
- mettre à la disposition de la clinique les informations nécessaires pour démontrer le respect de nos obligations et permettre des audits, dans les conditions prévues par l’accord.
Les données de santé sont des catégories particulières de données (article 9 du RGPD). La base légale de leur traitement est déterminée par la clinique, en sa qualité de responsable du traitement (en règle générale, la prise en charge sanitaire, article 9, paragraphe 2, point h)).
5. Où se trouvent les données et qui nous aide (sous-traitants ultérieurs)
L’application et les sauvegardes sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Nous ne transférons pas les données en dehors de l’Espace économique européen, sauf dans les cas indiqués ci-dessous, lorsque le transfert est encadré par des garanties appropriées (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types).
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVHcloud (OVH SAS) | Hébergement de l’application, de la base de données et des sauvegardes | UE (Allemagne : l’application et la base de données ; France : les sauvegardes) |
| Google Ireland Ltd. (Google Workspace) | La messagerie de MedNexus : les demandes de démo reçues via le formulaire et leurs confirmations, la correspondance avec les cliniques clientes (factures, contrats, notifications relatives au compte) | UE / États-Unis (cadre de protection des données UE–États-Unis) |
Le compte e-mail de la clinique (d’où partent les e-mails envoyés aux patients), son compte WhatsApp Business, les SMS, sa clé d’intelligence artificielle, le laboratoire partenaire, la caisse enregistreuse, l’ANAF (l’administration fiscale roumaine, via son portail SPV) et les comptes Facebook et Instagram de la clinique sont des services que la clinique choisit, souscrit et paie en son nom propre ; ce ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs. La liste à jour des sous-traitants ultérieurs est communiquée aux cliniques clientes, qui sont informées avant tout changement.
6. Vos droits
Conformément au RGPD, vous avez le droit :
- d’accéder à vos données et d’en obtenir une copie ;
- de faire rectifier les données inexactes ;
- d’obtenir l’effacement de vos données (« droit à l’oubli »), dans les conditions prévues par la loi ;
- d’obtenir la limitation du traitement ;
- de bénéficier de la portabilité de vos données ;
- de vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
- de retirer votre consentement à tout moment ;
- de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Nous ne prenons pas de telles décisions.
Pour les données de ce site, écrivez-nous à office@mednexus.ro ou au délégué à la protection des données, à dataprotection@neoxis.ro. Nous vous répondons dans un délai d’un mois au maximum. Pour les données de votre dossier médical, adressez-vous à la clinique.
7. Réclamations auprès de l’ANSPDCP
Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées de manière licite, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), l’autorité roumaine de protection des données, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro. Nous vous invitons à nous écrire d’abord ; dans la plupart des cas, nous pouvons régler la question directement.
8. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La version en vigueur figure toujours sur cette page, avec la date de sa dernière mise à jour. Pour les changements qui concernent les données de l’application, les cliniques clientes sont informées à l’avance.